Kezdje a munkafolyamattal, ne a modellel

Sok AI beszélgetés termékkérdéssel indul: melyik modellt, platformot, szállítót vagy chatbotot válasszuk?

Ez a kérdés később számít. Az elején elterelheti a figyelmet a fontosabb döntésről: milyen munka változzon meg, kinek, és milyen feltételekkel?

Egy csapat hónapokig értékelhet szoftvereket úgy, hogy közben egyetlen használható munkafolyamata sincs. Megbízhatóbb kiindulópont egyetlen munkadarab feltérképezése, mielőtt kiválasztjuk az azt támogató technológiát.

Előbb a munka, aztán az eszköz

A fejlesztés hatókörének meghatározása előtt négy dolgot tisztázunk:

• Kiváltó esemény: Mi indítja a munkafolyamatot? Lehet egy munkaidőn kívüli megkeresés, egy kiszállított rendelés, egy frissen beérkezett dokumentum vagy egy inaktívvá vált ügyfél.
• Folyamat és bemenetek: Mi történik a kiváltó esemény és a kívánt eredmény között? Mely rendszerek, dokumentumok vagy emberek adják az egyes lépésekhez szükséges információt?
• Felelősség és ellenőrzés: Ki kapja meg a kimenetet? Mely döntésekhez vagy üzenetekhez kell emberi ellenőrzés vagy jóváhagyás?
• Eredmény: Minek kell javulnia, ha a munkafolyamat működik? Például a válaszidőnek, a kézi munkának, a beállítási időnek vagy az utánkövetés teljesülésének.

Ha ezek a válaszok le vannak írva, a projekt könnyebben megítélhető. Nélkülük a csapat egy meghatározatlan folyamatot automatizálhat, vagy a saját folyamatát igazítja egy szállító korlátaihoz.

A munkafolyamat megváltoztathatja a javasolt megoldást

A munkafolyamat feltérképezése gyakran megmutatja, hogy a legjobb megoldás egyszerűbb az eredeti AI feladatkiírásnál.

Egy EU-s egészség- és táplálékkiegészítő kereskedő eredetileg AI-ról érdeklődött. A működési gond más volt: a webshop és a raktár külön készletnyilvántartást vezetett, amit a munkatársak kézzel egyeztettek. A megfelelő megoldás egy gondosan tesztelt kétirányú szinkronizáció lett, nem egy nagy AI platform. Nagyjából 7000 terméket fedett le, és megszüntette a visszatérő kézi egyeztetést.

Más esetekben a nyelvi képesség a lényeg. Egy munkafolyamatnak lehet, hogy sűrű protokolldokumentumot kell olvasnia, információt kell besorolnia, vagy élő adatokból kell választ előkészítenie. Ilyenkor a modell értékes, de egyetlen elemként egy olyan folyamatban, amelynek a bemenetei, a gazdája és az ellenőrzési szabályai már adottak.

Előbb a tartós részt építsük meg

A modellek folyamatosan változni fognak. Egy jól megtervezett munkafolyamatban a modell lecserélhető vagy frissíthető anélkül, hogy köré újra kellene tervezni az üzleti folyamatot.

A tartós munka máshol van: a megfelelő adatok bekötése, a kiváltó esemény meghatározása, a jóváhagyási szabályok felállítása, a fontos lépések naplózása, és annak elfogadása, hogyan mérjük a sikert. Ezek a döntések túlélnek egy-egy szállítói kiadást.

Egy jól körülhatárolt első bevezetés bizonyítékot ad

Az első munkafolyamat legyen elég szűk ahhoz, hogy kiadható és értékelhető legyen, széles körű átalakítási program nélkül.

Egy Avena Fitness újraaktiváló kampány például a kickofftól az első kiküldésig három hét alatt jutott el, az ügyfél meglévő taglistájával. Nem a gyorsaság volt önmagában a cél. A cél az volt, hogy bizonyíték szülessen, amíg az eredeti folyamat még látható: mi volt előtte, mi változott, és indokolja-e az eredmény a következő lépést.

Mielőtt szállítókat szűrne, írjon le egy munkafolyamatot. Ha szeretne egy tapasztalt második véleményt, hozza el a kiváltó eseményt, az érintetteket és a javítani kívánt eredményt egy munkafolyamat-átnézésre.